Jira adalah alat yang ampuh: sangat baik untuk merencanakan, melacak serta mengelola proyek. Akan tetapi, beberapa keterbatasan terkadang membuat Anda tidak bisa melakukan persis seperti apa yang Anda inginkan.
Contohnya, banyak dari klien kami yang ingin mengambil dan mengumpulkan data eksternal untuk dimasukkan ke dalam Jira Software atau Jira Service Management. Bayangkan, apabila tim penjualan Anda menggunakan Salesforce untuk mengelola semua akun pelanggan, alangkah baiknya jika informasi tersebut dapat terhubung langsung ke Jira. Pasalnya layanan yang saling bekerjasama memungkinkan Anda untuk memanfaatkan investasi secara lebih maksimal. Sayangnya, hal tersebut tidak bisa dilakukan dengan Jira sendiri.
Akan tetapi, jangan khawatir! Kami mempunyai solusi yang tepat untuk membantu Anda mewujudkan hal tersebut. Elements Connect (sebelumnya nFeed) dapat menghubungkan data eksternal Anda ke dalam bidang kustom Jira. Tak hanya itu, ia juga dapat bekerjasama dengan berbagai sumber data eksternal seperti basis pengetahuan, katalog produk, dan banyak lagi.
Mari simak 3 kasus nyata di bawah ini yang mungkin Anda hadapi suatu hari nanti (atau pernah hadapi) sebagai pengguna Jira, terutama saat ingin mengambil detail dari CRM atau LDAP:
1. Mengambil Data Pelanggan dari CRM Salesforce
Contoh Situasi
Sebuah perusahaan menggunakan Salesforce untuk mengelola akun pelanggan mereka dan portal Jira Service Management untuk layanan pelanggan.
Tujuan
Untuk meningkatkan layanan pelanggan, memberikan informasi tambahan kepada agen tentang pelanggan yang membuat permintaan dari portal Jira Service Management akan sangat berguna. Tujuannya adalah untuk memberikan rincian langsung tentang pelanggan (yang hanya dapat dilihat oleh agen) di Jira Service Management, seperti nama, jabatan, nomor telepon, akun Salesforce terkait serta peluang yang ada. Dengan cara ini agen akan mempunyai lebih banyak konteks agar dapat menjawab permintaan lebih baik.
Bagaimana Elements Connect Dapat Membantu
Dengan Elements Connect, Anda dapat menambahkan bidang kustom yang berbeda pada formulir permintaan Jira Service Management dan hanya menampilkannya di sisi agen.
Bidang-bidang tersebut akan terhubung dengan Salesforce melalui konektor Salesforce, dan Elements Connect akan mengambil data yang dibutuhkan dari Salesforce untuk mengisi bidang-bidang tersebut. Anda akan mendapatkan data yang Anda cari sesuai dengan klien yang dipilih. Dalam hal ini, bidang diisi dengan rincian klien (nama, jabatan, nomor telepon dan alamat email), akun Salesforce terkait serta peluang yang ada.
2. Mendapatkan Detail Karyawan dari LDAP ke Jira
Contoh Situasi
Sebuah perusahaan konsultan mengumpulkan semua rincian karyawan (nomor telepon, email, nama manajer, organisasi, dll) dalam LDAP.
Jira menjadi alat utama yang digunakan untuk manajemen proyek di perusahaan ini –tim SDM menggunakannya untuk proses onboarding, tim pemasaran untuk mengelola kampanye, sedangkan tim konsultasi untuk alokasi & perencanaan sumber daya. Bagi mereka, kemampuan untuk mengakses informasi karyawan ke dalam Jira akan menjadi hal yang sangat bermanfaat.
Bagaimana Elements Connect Dapat Membantu
Dalam hal ini, Elements Connect mampu mendapatkan informasi spesifik tentang karyawan yang dimaksud (seperti nama, jabatan, nomor telepon & alamat email) dengan mengeksekusi kueri LDAP di direktori berbasis LDAP perusahaan.
Semua data ini ditampilkan dengan baik dalam bentuk kartu pengguna menggunakan beberapa HTML, memberikan pengguna Jira semua informasi yang dibutuhkan mengenai karyawan.
3. Menampilkan Masalah Serupa untuk Menghindari Pelaporan Masalah yang Sama di Jira Service Management
Contoh Situasi
Sebuah perusahaan software menggunakan Jira Service Management untuk mengelola permintaan & pelaporan bug pada produk mereka.
Menggunakan Jira Service Management untuk mengumpulkan dan mengelola permintaan pelanggan adalah hal yang umum bagi perusahaan software yang berfokus pada pelanggan.
Namun jika bug terdeteksi dan dilaporkan oleh pelanggan, pelanggan lain dengan masalah yang sama akan cenderung melaporkannya juga. Hal tersebut berujung pada beberapa tiket yang terduplikasi dan membuatnya sulit untuk dikelola oleh agen.
Tujuan
Untuk menghindari pembuatan tiket/pelaporan berkali-kali terhadap masalah yang sama dalam Jira Service Management, dengan menginformasikan kepada pelanggan tentang masalah serupa yang telah dilaporkan.
Bagaimana Elements Connect dapat membantu
Elements Connect dapat menambahkan fitur “Masalah serupa” (Similar Issues) pada formulir permintaan Jira Service Management. Field yang hanya dapat dibaca ini akan terhubung dengan Jira lokal, dan mencantumkan masalah yang ada dengan Summary serupa.
Ketika pelanggan mulai mengetik permintaannya di bidang Ringkasan, kueri dinamis JQL akan dijalankan berdasarkan apa yang diketik di field Summary tersebut untuk menampilkan masalah yang memiliki ringkasan serupa di bidang Hubungkan “Masalah serupa”. Dengan cara ini, pelanggan secara langsung diinformasikan tentang masalah serupa yang ada, dapat melihatnya jika diperlukan dan memonitornya hingga resolusi.
Membuat Jira Bekerja dengan Sumber Data Eksternal Apa Pun
Sangatlah umum bagi perusahaan untuk menggunakan beberapa aplikasi yang berbeda. Namun, risiko seperti menghabiskan banyak waktu saat mencari informasi dari berbagai sumber yang tidak terhubung serta data yang terduplikasi dapat terjadi dalam mengadopsi keragaman solusi ini. Dengan Jira dan Elements Connect, Anda dapat membuat berbagai aplikasi bekerjasama dan mengumpulkan semua informasi ke dalam Jira sehingga operasional bisnis Anda menjadi lebih mudah dan efisien.
Tertarik untuk menerapkan salah satu kasus penggunaan ini?
Referensi:
Berdasarkan “3 Real-Life Use Cases on How to Get External Data into Jira”. Diadaptasi dari https://elements-apps.com/blog/connect-jira-external-data-use-cases/