Jira Service Management bertekad untuk membangun tim berkecepatan tinggi agar tim teknis berserta departemen bisnis dapat bekerja sama dan memperoleh manfaat dari Jira Service Management, terutama tim Human Resources (HR). Demi mencapai hal tersebut, Tim TI Atlassian bermitra dengan tim HR untuk meningkatkan kecepatan dan nilai.
Setelah melakukan penelitian menyeluruh, Paul Biagio, senior manajer TI di Atlassian yang berada di pusat inisiatif perencanaan bersama timnya akhirnya menemukan beberapa cara yang berdampak dan kreatif untuk meningkatkan proses onboarding dengan mengotomatiskan alur kerja untuk karyawan baru. Kini dengan Jira Service Management, Anda dapat menambahkan fitur canggih ke alur kerja organisasi Anda yang membuat layanan HR lebih efisien, kolaboratif, dan terukur.
Menurut Paul, Jira Service Management adalah bagian penting dari solusi pengembangan tim HR karena beberapa alasan. Salah satunya adalah untuk menjembatani kesenjangan antara beberapa tim dan platform eksternal HR. Hal ini memungkinkan Anda untuk melacak dan mendukung semua tugas karyawan dengan lebih baik dari satu tempat dan juga memberi Anda data yang lebih baik untuk mengukur kinerja dari awal hingga akhir.
Kebutuhan Akan Proses Onboarding yang Lebih Baik
Ketika perusahaan telah bertumbuh dengan pesat, sangat penting untuk meningkatkan proses onboarding agar dapat beroperasi lebih baik. Anda dapat mendukung pertumbuhan ini melalui otomatisasi dan efisiensi yang dapat menghemat uang perusahaan Anda dan memungkinkan Anda untuk:
- Meningkatkan bandwidth tim HR Anda
- Hemat waktu dan uang perusahaan dengan membuat alur kerja lebih sederhana dan lebih cepat
- Menambahkan pengukuran alur kerja untuk meningkatkan pengawasan dan proses onboarding
- Ciptakan pengalaman yang intuitif dan menyenangkan bagi karyawan yang menggunakan sistem
Terlebih dengan adanya new normal dan terciptanya budaya Work From Home (WFH), lonjakan pertumbuhan tenaga kerja pun menjadi lebih unik. Contohnya, banyak dari karyawan yang baru bergabung dengan perusahaan pada saat era pandemi COVID-19 masih belum pernah melihat kantor mereka secara langsung. Maka dari itu, Atlassian bertekad untuk mendukung perusahaan dengan karyawan yang tersebar dengan menciptakan proses onboarding yang lebih baik untuk memfasilitasi karyawan baru mereka yang terdistribusi.
Mengapa Anda Harus Memilih Jira Service Management
Sangat mudah untuk memilih Jira Service Management sebagai upaya untuk meningkatkan sistem HR mengingat banyak langkah yang dapat dengan mudah diotomatisasikan dan disederhanakan. Selain kemampuannya dalam mengelola manajemen permintaan, manajemen masalah, dan manajemen konfigurasi, Jira Service Management juga sangat mudah untuk diintegrasikan dengan platform and perangkat lunak lainnya, berkat templat dan API bawaannya.
“Manfaat dari Jira Service Management adalah tidak untuk menggantikan Human Resource Information System (HRIS). Manfaatnya adalah dapat membuka nilai baru dengan mengotomatiskan data dari HRIS terkemuka di industri.”
Paul Biagio, Senior IT Manager Atlassian
Bagaimana Jira Service Management Memfasilitasi Proses Onboarding Karyawan
Mengambil contoh nyata dari Atlassian, Workday adalah HRIS yang berperan sebagai sumber tunggal di Atlassian mengenai data terkait karyawan. Dengan memasukkan data dari HRIS Workday ke Jira, mereka dapat menciptakan lebih banyak efisiensi dan menggunakan informasi tersebut untuk mendorong keputusan dan tindakan. Dalam kasus ini, Atlassian menggunakan Workato sebagai platform otomatisasi pihak ketiga untuk menghubungkan Jira dan HRIS.
Kini, ketika Atlassian mempekerjakan seseorang dan menambahkannya ke Workday, tindakan itu secara otomatis membuat tiket di Jira Service Management melalui Workato. Setelah tiket tersebut dibuat, Workday akan memulai katalog permintaan dari daftar periksa onboarding yang diikuti oleh Tim Karyawan Atlassian, termasuk penyediaan laptop dan akun, permintaan aksesori, dan penjadwalan onboarding. Sebetulnya, banyak dari tugas-tugas ini yang bukanlah merupakan fungsi HRIS bawaan, tetapi ketika kita menggunakan Jira Service Management untuk mengotomatiskan proses, tugas-tugas ini diatur untuk dimulai segera setelah yang lain selesai, atau bahkan secara bersamaan. Sederhananya, Jira Service Management membuat tugas onboarding secara signifikan lebih mudah dikelola.
Dengan mengintegrasikan HRIS dan Jira Service Management memungkinkan Atlassian untuk menjembatani tim yang tersegmentasi serta mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas (bahkan biaya perusahaan secara keseluruhan). Proses ini membuat seluruh katalog tugas onboarding dapat dilacak dan diukur secara terpusat dengan seberapa cepat tugas diselesaikan.
Menurut Andi Breslin, Head of People Operations di Atlassian, menggunakan Jira Service Management dapat menghilangkan banyak upaya manual sehingga mengurangi risiko kesalahan manusia. Selain menambah nilai bagi tim akuisisi dengan mempercepat proses onboarding, hal ini juga menambah kapasitas pada tim operasi.
Bagaimana Jira Service Management Dapat Mengelola Kasus Secara Efisien
Jira Service Management dapat mencatat kasus transaksi yang membutuhkan tindakan dari tim tertentu, dimulai dengan transaksi kritis bervolume tinggi. Kasus-kasus ini kemudian dapat ditugaskan kepada anggota tim yang tepat dengan Service Level Agreement (SLA) yang sesuai -hal ini merupakan detail yang kecil namun penting, karena setiap area membantu dengan peraturan, undang-undang, penawaran, dan kebijakan HR. Melacak data semacam ini dapat memungkinkan tim untuk bergerak lebih dekat ke operasi karena mendukung pengambilan keputusan yang cerdas.
Apa yang Dapat Anda Pelajari dan Langkah Selanjutnya
Anda dapat memilih alat HRIS yang kuat dan membuatnya lebih baik dengan Jira Service Management. Templat dan API bawaan Jira Service Management membuat implementasi dan integrasi dengan HRIS menjadi sangat mudah. Selain itu, Anda juga dapat meluncurkan kemampuan baru untuk transaksi onboarding terkait HR serta meningkatkan semua transaksi penting bisnis, seperti transfer, penghentian, dan perubahan alamat karyawan.
Bagi tim ITSM Atlassian, Jira Service Management adalah jembatan antara tim yang terpisah dan alat yang mumpuni untuk mengisi kesenjangan fitur dalam berbagai platform bisnis. Faktor-faktor ini memengaruhi tim untuk membuka nilai bisnis lebih lanjut dengan sistem lain seperti sistem pelacakan pelamar.
Di masa depan, Jira Service Management mempunyai peluang yang luas untuk menyentuh seluruh siklus hidup karyawan mulai dari perekrutan, hari pertama mereka, kegiatan tahunan seperti tinjauan kinerja, hingga hari terakhir mereka.
Jika tim HR Anda ingin meningkatkan proses onboarding, Jira Service Management dapat menjadi tiket emas. Ingin cari tahu lebih lanjut?
Referensi:
Berdasarkan “Using Jira Service Management to Improve HR”. Diadaptasi dari https://www.atlassian.com/blog/it-service-management/using-jira-service-management-to-improve-hr